Häufig gestellte Fragen und Antworten (FAQ)
D i s c l a i m e r
Die hier zur Verfügung gestellten Informationen haben den Zweck einer unverbindlichen Information und stellen keine Rechtsberatung dar. Gehen eure Fragen über die hier gegebenen Antworten hinaus, so dürft Ihr gerne mit uns Kontakt aufnehmen. Dann können wir uns weitere Gedanken machen, Euch weiterleiten, oder Euch ggf. zu einem Rechtsbeistand raten. Diese Informationen sollen also in erster Linie eine Orientierung bieten und verstehen sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
Arbeitgeberin = allgemeine weibliche Form für eure Vorgesetzten, Institute, oder allgemeiner die Universität zu Köln.
Arbeitnehmende = Arbeitnehmer / Arbeitnehmerin / Arbeitnehmer*in (divers)
Bekomme ich mehr Geld, wenn ich mein Bachelorstudium abgeschlossen habe?
Ja! Mit abgeschlossenem Bachelorstudium hast Du Anspruch auf eine höhere Bezahlung. Sogenannte Wissenschaftliche Hilfskräfte mit Bachelorabschluss (WHB) erhalten als Vergütung 13,57 € brutto pro Stunde (Stand Januar 2024). Außerdem bist Du damit ferner vom Personalrat Wissenschaft vertreten und nicht mehr von uns. Damit die Umstellung reibungslos und ohne finanzielle Verluste ablaufen kann, bist Du selbst in der Verantwortung in deinem Institut/Lehrstuhl rechtzeitig den bevorstehenden Abschluss anzukündigen, damit dein Institut/Lehrstuhl den Wechsel zur WHB im Personalmanagement beantragen kann. Hier für wird dann entweder deine Bachelorurkunde oder ein anderen offiziellen Nachweis über das bestandene BA-Studium benötigt. Bei offenen Fragen wendet Ihr Euch bitte an die zuständigen AnsprechpartnerInnen für Hilfskräfte.
Habe ich Anspruch auf Urlaub?
Ja, als SHK gelten für Dich die üblichen Rechte, welche für alle Arbeitnehmenden gelten. Dazu zählt auch bezahlter Erholungsurlaub. Die Höhe des Urlaubsanspruchs ergibt sich aus der Anzahl der Arbeitstage pro Woche, gesetzlich garantiert sind vier arbeitsfreie Wochen im Jahr. Für den vollen Urlaubsanspruch musst du mindestens 6 Monate im Jahr beschäftigt sein. Bei kürzerer Beschäftigungsdazer berechnet sich der Erholungsurlaub um ein Zwölftel je Beschäftigungsmonat . (berücksichtigt werden nur volle Beschäftigungsmonate). Die Gewährung von Erholungsurlaub erfolgt nach den Vorschriften des Bundesurlaubsgesetzes (BurlG) Solltest Du während des Urlaubs einmal krank werden, ist es ratsam, dass Du dir ein Attest besorgst, sodass Du deinen Urlaub später nachholen kannst.
Wie sieht es mit Überstunden aus?
Eigentlich handelt es sie hierbei um Mehrarbeit. Überstunden dürfen nur von der Personalabteilung angewiesen werden. Überstunden dürfen nicht mehr als 50% der monatlichen Arbeitszeit betragen und sind mitbestimmungspflichtig. Wenn jemand beispielsweise laut Vertrag 5 Stunden wöchentlich arbeiten müsste, aber regelmäßig 7,5 Stunden arbeitet, kann dies unter bestimmten Voraussetzungen eine stillschweigende Vertragsänderung darstellen. Die Folge dessen wäre eine Anpassung des Arbeitsvertrages. Nehmt in solchen Fällen am besten mit uns Kontakt auf, so dass wir das weiter besprechen können.
TiC-Arbeitszeitkonto
TiC (Time in Cologne) ist ein digitales Arbeitszeitkonto, in dem die Arbeitszeiten dokumentiert werden müssen. Das genaue Dokumentieren bietet SHKs gleichzeitig Sicherheit, falls Probleme aufkommen. Weitere Infos zu TiC findet Ihr hier: https://verwaltung.uni-koeln.de/abteilung41/content/themen_von_a_z/tic___time_in_cologne/index_ger.html
Habe ich Anrecht auf Bildungsurlaub?
Grundsätzlich haben alle Beschäftigten in NRW Anspruch auf Bildungsurlaub, sobald sie länger als sechs Monate bei ihrem jeweiligen Arbeitgeber arbeiten. Ein schriftlicher Antrag auf Bildungsurlaub muss sechs Wochen vor Beginn des Bildungsurlaubs bei der Arbeitgeberin eingegangen sein. Darin muss erwähnt werden, dass die Freistellung nach Aus- und Weiterbildungsgesetz (AWbG) erfolgt; das Programm und der Nachweis über die Anerkennung der Bildungsveranstaltung muss ebenfalls beiliegen. Darüber hinaus haben SHKs Anspruch auf Sonderurlaub, wenn sie in der ehrenamtlichen Kinder- und Jugendhilfe arbeiten. Hier gelten die gleichen Antragsregularien.
Weitere Informationen: http://bit.ly/Bildungsurlaub-NRW; http://bit.ly/Sonderurlaub-NRW-Ehrenamt
Muss ich Arbeitszeit nacharbeiten, wenn ich krank war?
Klare Antwort: Nein. Arbeitszeit, welche aufgrund von Krankheit nicht erbracht werden konnte, muss nicht nachgearbeitet werden. Die Arbeitgeberin ist sogar gesetzlich dazu verpflichtet, Dich für bis zu sechs Wochen weiter zu bezahlen. Selbstverständlich solltest Du so früh wie möglich dafür sorgen, eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Attest) vorzulegen. Dies rechtzeitig zu tun, unterliegt deiner Pflicht (i.d.R. noch am ersten Tag der Krankheit). In den ersten vier Wochen einer Beschäftigung übernimmt die Krankenkasse die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, danach die Arbeitgeberin.
Weitere Informationen: https://www.arbeitsvertrag.org/arbeitsunfaehigkeit/
Muss ich Arbeitszeit nacharbeiten, wenn die Arbeitszeit auf einen Feiertag fällt?
Das Entgeltfortzahlungsgesetz sieht vor, dass Arbeitszeit, welche durch einen (gesetzlichen) Feiertag ausfällt, durch die Arbeitgeberin vergütet werden muss. Der durch den Feiertag ausgefallene Arbeitstag muss von dir also nicht nachgearbeitet werden, denn sonst würde die Arbeitgeberin das Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) umgehen und der Feiertag würde dir faktisch nicht bezahlt werden. Diese Regelung ist gültig für alle Arbeitnehmenden, somit auch für geringfügig Beschäftigte (Minijob). Wichtig zu beachten: Nur, wenn dir ein fester Arbeitstag in der Woche zugeteilt ist und dieser durch den Feiertag ausfällt, dann gilt die Regelung des Entgeltfortzahlungsgesetzes.
Arbeitest Du flexibel, d.h. an mehreren Tage in der Woche oder nach Bedarf, so kann es institutsabhängig eigene Vereinbarungen dazu geben, dass der Feiertag anteilig auf die zu leistende Arbeitszeit angerechnet wird. Beispiel: Wenn du normalerweise 10 Stunden in der Woche arbeitest, könntest du in einer Woche mit einem Feiertag, ein Fünftel deiner wöchentlichen Arbeitszeit -also 2 Stunden-weniger arbeiten und diese Stunden in deinem TiC-Arbeitszeitkonto am Feiertag als geleistete Arbeitszeit eintragen.
Erkundige dich bei deinen Vorgesetzten, welche Regelung in deinem Lehrstuhl/Institut gilt. Unserer Empfehlung nach sollten feste Arbeitstage vereinbart werden, um so unnötige Diskussionen zu vermeiden.
Wie gehe ich damit um, wenn ich nicht genug Arbeit habe, um meine Soll-Stunden zu erfüllen?
Der Arbeitsvertrag gem. § 611a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ist eine Sonderform des Dienstvertrages, bei dem die Hauptleistung des*der Arbeitnehmenden im Tätigwerden für die Arbeitgeberin besteht. In der Regel ist also die Erbringung der vertraglich bestimmten Zahl von Arbeitsstunden an den vereinbarten Arbeitstagen zu leisten. Inwieweit diese Zeit auszufüllen ist, liegt im Bereich des Direktionsrechts des Arbeitgebers gemäß § 106 S. 1 Gewerbeordnung (GewO).
Wenn es also keine anfallende Arbeit gibt, liegt dies in der Verantwortung der Arbeitgeberin. In anderen Worten: es ist nicht Aufgabe der studentischen Hilfskraft, sich Arbeit „zu suchen“ oder gar neue Arbeit zu „schaffen“. Es muss insbesondere nichts nachgearbeitet werden, wenn es zu wenig Arbeit innerhalb eurer Arbeitszeiten gibt, denn die Arbeitgeberin trägt gem. § 615 BGB das Betriebsrisiko. Daran ändert auch das System zur Zeiterfassung (TiC) nichts, da dies zur Aufzeichnung von Arbeitsstunden gedacht ist. Minusstunden o.Ä. entstehen demnach nur dann, wenn Ihr selbstgewählt früher nach Hause geht, und nicht dann, wenn eure Arbeitgeberin euch früher nach Hause schickt, weil es zu wenig Arbeit gibt. .
Wichtig: Bei einer Aufforderung, das TiC falsch zu führen, bitten wir euch, uns darauf hinzuweisen, da dies eine Pflichtverletzung im Rahmen des Arbeitsvertrages darstellt.
Wie sieht es mit Erreichbarkeit/Arbeit außerhalb der Arbeitszeiten aus?
Außerhalb deiner Arbeitszeit musst Du nicht erreichbar sein. Warst Du also während deiner eingeteilten Arbeitszeit von bspw. 6 Stunden pro Woche erreichbar (Mail/Telefon/etc.), so ist deiner Pflichterfüllung Genüge getan. Außerhalb dieser Arbeitszeit musst Du nicht erreichbar sein, sei es auch nur auf die Email einer*eines Vorgesetzten zu antworten.
Wir sind uns darüber bewusst, dass diese Grenzen zu ziehen häufig eher schwierig sein dürfte. Dennoch sollte der Grundsatz in eurem und dem Interesse eurer Vorgesetzten sein: Arbeitszeit ist Arbeitszeit und Freizeit ist Freizeit.
Ganz wichtig in diesem Zusammenhang ist eine gewissenhafte Führung eurer Arbeitszeiten über das System Time in Cologne (TiC), sodass Ihr die Kontrolle über eure geleistete Arbeitszeit behaltet. Sprecht uns hierzu an, wenn Ihr damit Probleme wahrnehmt.
Wie sieht es mit Pausen aus?
Ab 6 Stunden Arbeitszeit ist zwingend eine halbe Stunde Pause einzuhalten, das Zeiterfassungssystem TiC macht dies in der Erfassung sogar automatisch.
Was sind die Regelungen zu Wochenendarbeit?
Die Universität zu Köln hat eine 5-Tage Woche (festgelegt im TV-L), Ausnahmen gibt es bei angewiesenen Überstunden (Anweisung mindestens 4 Tage im Voraus). Wochenendarbeit fällt demnach grundsätzlich nicht an. Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist gemäß Arbeitszeitgesetz grundsätzlich ausgeschlossen.
Studentische Hilfskräfte sollten möglichst nicht am Wochenende arbeiten, nicht zuletzt deswegen, weil es sich beim Entgelt der SHK um eine Pauschalvergütung handelt und kein Wochenendzuschlag gezahlt wird (den einzigen gesetzlichen Zuschlag gibt es für Nachtarbeit, alles andere wird tariflich abgegolten).
Die Praxis zeigt uns leider, dass SHKs in manchen Einsatzorten der Uni auch an Sonntagen arbeiten. Wenn Du davon betroffen bist, nimm bitte mit uns Kontakt auf.
Weitere Informationen: https://am.uni-koeln.de/e38094/am_mitteilungen/@e42368/AM_2023-107_HK_Richtlinie_24_ger.pdf (Richtilinie); http://bit.ly/Arbeitszeitgesetz-Sonntag
Was darf die Tätigkeiten einer SHK umfassen?
Nach der aktuellen SHK-Richtlinie an der Universität zu Köln dürfen Studentische Hilfskräfte für "studienbegleitende Hilfstätigkeiten in Forschung und Lehre und hiermit zusammenhängenden Verwaltungstätigkeiten" eingesetzt werden. Das macht den Umfang an SHK-Tätigkeiten definitionstechnisch eher breit gefasst und könnte verschiedenste Tätigkeiten beinhalten. Dennoch wäre es ratsam, dich an uns zu wenden, wenn Du die Blumen deiner Professorin gießen oder Einkäufe für den Professor im nächstgelegenen Supermarkt durchführen sollst. Solche und ähnliche Tätigkeiten fallen nicht in den definierten Bereich.
Weitere Informationen: https://am.uni-koeln.de/e38094/am_mitteilungen/@e42368/AM_2023-107_HK_Richtlinie_24_ger.pdf
Habe ich Anspruch auf Weihnachtsgeld?
Einige Bundesländer bzw. Universitäten zahlen ihren studentischen und wissenschaftlichen Hilfskräften eine Jahressonderzahlung = Weihnachtsgeld. An der Universität zu Köln wird die Jahressonderzahlung auf den regulären Stundenlohn umgelegt.
Weitere Informationen findet Ihr unter: http://bit.ly/GEW-SHK-Broschuere
Wird die Zeit, in welcher ich als SHK angestellt bin, auf meine Promotionszeit angerechnet?
Nein, das wird sie nicht. Allerdings ist zu beachten, dass SHKs dafür auch zeitgleich zur Hilfskrafttätigkeit an einer Hochschule eingeschrieben sein müssen. Im Wissenschaftszeitvertragsgesetz heißt es dazu:
„§ 6 Wissenschaftliche und künstlerische Hilfstätigkeiten: Befristete Arbeitsverträge zur Erbringung wissenschaftlicher oder künstlerischer Hilfstätigkeiten mit Studierenden, die an einer deutschen Hochschule für ein Studium, das zu einem ersten oder einem weiteren berufsqualifizierenden Abschluss führt, eingeschrieben sind, sind bis zur Dauer von insgesamt sechs Jahren zulässig. Innerhalb der zulässigen Befristungsdauer sind auch Verlängerungen eines befristeten Arbeitsvertrages möglich.
Habe ich Anspruch auf tarifliche Bezahlung?
Nur in Berlin gibt es aktuell einen Tarifvertrag für studentische Hilfskräfte. In anderen Bundesländern fallen studentische Hilfskräfte nicht in den Geltungsbereich der Tarifverträge (TV-L), welche zwischen der Tarifgemeinschaft deutscher Länder (TdL; Arbeitgeberinnenseite) und den Gewerkschaften auf der Arbeitnehmendenseite ausgehandelt sind. Die Tarifgemeinschaft deutscher Länder (TdL) hat für die Vergütung der studentische Hilfskräfte lediglich Höchstsätze, jedoch keine Mindestsätze im Rahmen einer Richtlinie beschlossen. Eine gesetzliche Mindestmaßgabe liefert allerdings der Mindestlohn, seit dem 01.01.2024 beträgt dieser 12,82 €/h. An der Uni Köln erhält eine SHK ab dem 01.04.2024 als Vergütung 13,25 € brutto pro Stunde.
Wie gehe ich damit um, wenn ich belästigt oder diskriminiert werde?
(Sexuelle) Belästigung am Arbeitsplatz und anderswo lässt Betroffene oft hilflos und mitunter traumatisiert zurück. Ein direkter Gang zur Polizei, um eine Anzeige zu erstatten, geht daher häufig mit großen Unbehagen, Angst, empfundenen Unverständnis und mitunter sogar mit Retraumatisierung einher. Deswegen kann es (neben dem Gang zur Polizei) auch eine gute Idee sein, sich an unabhängige Beratungsstellen zu wenden, welche eine “therapeutische Hilfe und Unterstützung bei Fragen zur Anzeigenerstattung bei der Polizei, Prozessbegleitung (…) und Opferentschädigung” anbieten, wie zum Beispiel autonome Frauenberatungsstellen in NRW, siehe https://www.frauenberatungsstellen-nrw.de/beratungsstellen.
Weitere Beispiele für unabhängige Beratungsstellen sind im Folgenden aufgelistet:
● Antidiskriminierungsstelle des Bundes, Fragentelefon: 030 / 18 555 1865.
● Hilfetelefon bei Gewalt gegen Frauen: 08000 116 016.
Sollte eine derartige Angelegenheit oder – allgemeiner – die Erfahrung von Diskriminierung lieber direkt an der Universität geklärt werden, so ist der informelle Weg an der Uni möglich über
a) Zentrale Gleichstellungsbeauftragte – https://gb.uni-koeln.de/ ; https://gb.uni-koeln.de/e2106/e2113/e34023/OrgaGB_Februar_2024_ger.pdf
b) Dezentrale Gleichstellungsbeauftragte und Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner für Gleichstellungsfragen in den Fakultäten
c) Professorinnen und Professoren
d) Vertrauensdozentinnen und -dozenten bei Diskriminierung von Studierenden in den Fakultäten
e) Mitglieder der Hochschulleitung und/oder der Dekanate
f) Personalrat des nichtwissenschaftlichen und Personalrat des wissenschaftlichen Personals
g) Schwerbehindertenvertretung
h) Mitglieder des AStA, Mitglieder der autonomen Referate (Queerreferat, BIPoC Referat, Antiklassistisches Empowerment, Elternreferat, Antifaschistischer Arbeitskreis, Studieren ohne Schranken, Ausländer*innen-referat, Feministisches Referat)
Weitere Informationen hier: https://www.asta.uni-koeln.de/?tab=ueber-uns-tt-autonome-referate#ueber-uns
i) Beschwerdestelle für Diskriminierung nach dem AGG
j) weitere Personen mit Lehr-, Leitungs- und Ausbildungsfunktionen.
Ein formelles Verfahren kann über das Personaldezernat und die Hochschulleitung eingeleitet werden. Die Universität hat zu diesem Thema auch eine Richtlinie erstellt, welche hierunter zu finden ist: http://bit.ly/Richtlinie–SexuelleBelästigung–Gewalt–Diskriminierung.
Die Nightline Köln (ein Zuhör- und Infotelefon von Studierenden für Studierende) kann auch bei allgemeineren zwischenmenschlichen Problemen, zum Beispiel mit deinem*deiner Vorgesetzten, weiterhelfen.
Sie ist kostenfrei zu erreichen unter 0800/4703500.